Kui töötate õpetajana või tehnilise käsiraamatu kirjutajana, peate loomulikult iga päev juhiseid kirja panema. Enamiku inimeste jaoks võib aga selgete juhiste kirjutamine olla keeruline. Võite olulise sammu vahele jätta, kuna eeldate, et lugeja teeb seda automaatselt, või ajage lugeja segadusse ühe toiminguga seotud paljude toimingutega. Selgete juhiste kirjutamiseks peate esmalt teadma, kuidas ülesanne täita. Võtke oma juhendit sõna -sõnalt, veendumaks, et see aitab lugejal ülesannet täita.
Samm
Osa 1 /3: Ülesannete mõistmine
Samm 1. Koguge vajalikud materjalid
Enne juhendi kirjutamist peaksite olema selle ülesandega tuttav. Valmistage ette kõik vajalikud tööriistad ja seadmed ning korraldage need nende kasutamise järjekorras.
Kirjutage üles kõik vajalik. Juhendi kirjutamisel peate võib -olla loetlema kõik ülesande täitmiseks vajalikud tarvikud ja materjalid
Samm 2. Viige seotud ülesanne ise lõpule
Isegi kui teil õnnestub seotud ülesanne ise mitu korda täita, on hea juhendi kirjutades ülesannet uuesti korrata, et mitte millestki ilma jääda.
- Kui teate ülesannet hästi, võiksite valida otsetee. Veenduge, et te ei jätaks juhendi kirjutamisel ühtegi sammu ega teavet vahele.
- Kujutage ette, et kirjutate kellelegi retsepti. Kui küpsetate seda roogi sageli, saate võib -olla vajalike koostisosade hindamise lihtsalt neid vaadates. Teised inimesed vajavad muidugi nende koostisosade täpset annuste arvu.
Samm 3. Looge üksikasjalik ülevaade
Ülesannete täitmisel leidke mõni minut üleskirjutada, mida tegite. See aitab teil juhendid loogilises järjekorras kirjutada. Kui teete sammu üleskirjutamise ajal ülesande, teate täpselt, mida tuleb teha ja millal see lõpule viia.
Samm 4. Määratlege oma vaatajaskond
Juhendi kirjutamisviisi saab kohandada vastavalt inimestele, kes teie juhendit loevad ja järgivad. Teismelistele juhendi kirjutamine erineb täiskasvanutest.
See mõjutab ka publiku ülesande täitmise põhjuseid. Projekti kallal töötava õpilase eesmärk on kindlasti teistsugune kui täiskasvanul, kes soovib oma töö lõpetada
Samm 5. Loo lühitutvustus
See sissejuhatus ütleb lugejale, mida saab teha ja millised on tulemused ülesande täitmisel. Pidage meeles, et enamik inimesi jätab sissejuhatuse vahele või vaatab selle läbi. Nii et ärge lisage sissejuhatusse olulist teavet ega hoiatusi.
- Näiteks kui kirjutate juhendit maapähklivõi ja tarretisvõileibade valmistamise kohta, võiksite lühidalt mainida, et maapähklivõi ja tarretisvõileivad on hea ja lihtne võimalus laste lõuna- ja pärastlõunaseks suupisteks.
- Kui tunnete, et peate oma sissejuhatusse lisama hoiatuse, on hea mõte see lisada mõnele juhisele juhuks, kui lugeja teie tutvustusest ilma jääb.
Osa 2/3: Juhendi kirjutamine
Samm 1. Jagage ülesanne väikesteks sammudeks
Iga samm peaks sisaldama ühte toimingut. Kui teil on sammu kohta rohkem kui lause või kaks, proovige see jagada lühemaks ja lihtsamaks.
Näiteks kirjutasite juhendi, kuidas koeraga jalutada. Samm "Pane kaelarihm koera kaela ümber ja seo rihm kinni" on kombineeritud samm, mis koosneb kahest toimingust: rihma kinnitamine ja siduda ohjad. Niisiis, esimese sammuna kirjuta “Pane rihm koera kaela” ja teise sammuna “Pane jalutusrihm rihma külge”.
Samm 2. Alustage iga sammu tegevussõnaga
Iga kirjutatud samm peab olema teostatav. Kasutage tegusõnu, et näidata täpselt, milliseid toiminguid tuleb teha ülesande ühe sammu lõpuleviimiseks.
- Koostage oma laused, et öelda kellelegi, mida teha, mitte seda, mida nad peavad teadma.
- Oletame näiteks, et kirjutate juhendit koeraga jalutamiseks ja üks samm on rihma suuruse reguleerimine. Selle sammu puhul on fraas "kontrolli rihma suurust" või "mõõda oma koera kael" tõenäolisem kui lihtsalt "Tea oma rihma suurust".
Samm 3. Jälgige loogilisi edusamme
Oletame, et lugeja asub kohe pärast esimese sammu lugemist tööle. Tavaliselt ei loe lugeja juhiseid lõpuni. Kui lugejal on ülesande täitmiseks vajalikku teavet, lisage see teave juhendi sammudesse.
- Kui teatud sammul on oht, lisage sellesse etappi hoiatus. Ärge lisage hoiatust sissejuhatusse ega juhendi lõppu, kui on juba hilja.
- Lisage asjakohased juhised, et lugejad teaksid, millal nad on toiminguid õigesti teinud. Näiteks võite kirjutada "Rihmad on täpselt paraja suurusega, kui saate libistada kaks sõrme kaelarihma tagaosa ja koera kaela vahele."
Samm 4. Valige oma sõnad hoolikalt
Kasutage lihtsat ja kõigile arusaadavat keelt. Peaksite vältima žargooni või tehniliste terminite kasutamist. Kui peate kasutama tehnilist terminit, olge lühike ja lihtne.
Näiteks kui kirjutate juhendit hagi esitamiseks, peate võib -olla lisama juriidilised tingimused. Kirjutage kõigepealt lihtne selgitus, seejärel jätkake katses kasutatud tehniliste terminitega
Samm 5. Kasutage positiivseid tegusõnu
Tavaliselt on hea mõte üles kirjutada, mida lugeja peab ülesande täitmiseks tegema, mitte seda, mida mitte teha. Kui inimene loeb juhendit, on tema mõte eesmärk ülesanne täita. Kui alustate asjadega, mida nad ei peaks tegema, võivad nad segadusse sattuda ja teha seda, mida nad ei peaks.
Näiteks kui kirjutate oma koeraga jalutamise juhendit, võiksite „ärge pange rihma” asemel kirjutama „veenduge, et jalutusrihm on korralikult kinnitatud” või „reguleerige kaelarihma nii, et see sobiks korralikult”. liiga kitsas "või" ärge kandke liiga pingul krae. "liiga kitsas."
Samm 6. Kirjutage teises isikus
Kasutage sõna „teie” oma lugejate poole pöördumiseks, et nad ei satuks segadusse. Kui kasutate sõna „teie”, saavad lugejad teada, mida tuleb ülesande täitmiseks teha, ilma et peaksite arvama.
Näiteks kui kirjutate „hooba tuleb vajutada”, panete lugeja arvama, kes hooba vajutama peaks. Väljend „peate kangi vajutama” või isegi „kangi vajutama” ei jäta lugejat kahtluse alla
Samm 7. Kaasake alternatiive
Mõnikord on ühe või mitme sammu täitmiseks mitu võimalust. Lisage koos sammudega ka alternatiive, et lugejad saaksid valida endale meelepärase viisi.
Näiteks kui kirjutate juhendit maapähklivõi ja tarretisvõileiva valmistamiseks, lisage alternatiivne täidis, näiteks „Mandlivõi maapähkliallergiaga inimestele”
Samm 8. Lisage pilt, kui see aitab
Vanasõna ütleb umbes nii: "Üks pilt on parem kui tuhat sõna." Selgete juhiste loomiseks on mõnikord piltide või diagrammide abil lugejatel lihtsam teie antud juhistest aru saada.
Tehniliste juhiste saamiseks veenduge, et pilt saaks lugejat selgelt aidata ja et tööriista või käed ei takistaks pildi toimimist
Osa 3 /3: loodud juhendite testimine
Samm 1. Korraldage oma juhend osadeks
Keerulistel ülesannetel on rohkem kui üks osa. Kui kirjutate juhendit suure ülesande jaoks, millel on mitu väiksemat jaotist, jagage need eraldi osadeks.
- Kui nummerdate juhendeid, määrake igale sektsioonile number. Lugeja tunneb saavutuse edu pärast iga osa lõpetamist.
- Isegi kui teie ülesandel ei ole osi, mida saab kontrollida ainult osaliselt (poolsõltumatu), jagage see osadeks, kui ülesandel on mitu sammu. Nii ei jää lugeja juhise sammude arvust üle.
Samm 2. Proovige teha oma kirjutatud juhend
Kui te ei saa kirjalikke juhiseid järgida, ei tee seda ka keegi teine. Paluge sõbral juhendit lugeda ja seda järgida ning küsige, kas on mõni osa, mis teda segadusse ajab.
Võimalik, et peate juhendit mitu korda testima, eriti kui juhend on pikk või keeruline
Samm 3. Muutke oma juhendit hoolikalt
Kirjavead ja grammatilised vead rikuvad teie juhendi selgust, muutes selle järgimise keeruliseks. Lugege oma juhendit edasi -tagasi, et veenduda vigade puudumises.
Kui te pole oma toimetamisoskustes kindel, paluge sõbral teie juhendit kontrollida
Samm 4. Lisage vajalike tööriistade ja materjalide loend
Eriti kui ülesanne nõuab spetsiaalseid tööriistu või materjale, on sellest loendist lugejale palju abi. Asetage see loend juhendi algusesse, et lugeja saaks enne töö alustamist kõik tööriistad ja materjalid kokku koguda.
Kujutage ette, et kirjutate retsepti. Retseptid sisaldavad alati kõiki alguses vajalikke koostisosi ja toiduvalmistamisvahendeid. Nii saate enne toiduvalmistamist kõik kokku koguda
Samm 5. Esitage asjakohased hoiatused
Juhendi testimisel võite avastada varjatud ohte, mida juhendi esmakordsel kirjutamisel ei avaldatud. Hoiatage lugejaid, et nad saaksid selle ohu eest kaitsta.
