Memosid kasutatakse tavaliselt teatud teabe edastamiseks inimrühmale, näiteks tegevuste, poliitikate või olemasolevate ressursside kohta, ja palumiseks neil midagi ette võtta. Sõna "memorandum" tähendab midagi, mida tuleb meeles pidada või millele tuleb tähelepanu pöörata. Neid näpunäiteid uurides saate kirjutada hea ja kergesti mõistetava memo.
Samm
Osa 1 /4: Memopeade kirjutamine
Samm 1. Memo kirjutamiseks sisestage paberi ülaossa „MEMORRANDUM”
Esiteks selgitage, et see dokument on memorandum. Kirjutage esimesele reale paksus kirjas 3 cm paberi ülemisest servast sõna “MEMORDUM”. Selle sõna võib paigutada suurema tähe keskele või vasakule.
Enne järgmise rea kirjutamist jätke kaks tühja rida vahele
Samm 2. Kirjutage memo saaja nimi õigesti üles
Kuna memo on ametlik ärisuhtlusvahend, tuleb ka saaja ametlikult loetleda. Kirjutage üles memo saaja täisnimi ja ametinimetus.
Kui see memo on adresseeritud kogu personalile, kirjutage: „To: All Employees”
Samm 3. Kirjutage ka teised saajad reale “CC”
Rida “CC” (lühend Courtesy Copy) kasutatakse selle isiku või isikute nime kirjutamiseks, kes saavad memo koopia, mitte selle, kellele memo saadetakse. Real „CC” loetletud nimi on osapool, keda tuleb teavitada memos kirjeldatud poliitikast või probleemist.
Samm 4. Kirjutage oma nimi reale „From”
Memo päises peab olema memo autori ja saatja nimi. Kirjutage sellele reale oma täisnimi ja tiitel.
Samm 5. Sisestage kuupäev
Kirjutage memo koostamise kuupäev täielikult üles koos kuupäeva, kuu, aastaga. Näiteks: „Kuupäev: 9. detsember 2015” või „12.9.2015”.
Samm 6. Määrake memo teema ja kirjutage see eraldi reana pealkirjaga „Umbes”
Memo teema annab teile aimu sellest, mida memos arutatakse. Valige konkreetne, kuid lühike teema.
Näiteks selle asemel, et kirjutada teemaks „Sipelgad”, valige midagi konkreetsemat, näiteks: „Sipelgaprobleem kontoris”
Samm 7. Tunne hästi memo päise vormingut
Memo päis peaks olema vasaku külje ülaosas. Sõnade „Saaja:”, „Saatja:”, „Kuupäev:” ja „Teave:” kohta saate kasutada suuri või väiketähti.
-
Memo päis näeb välja järgmine näide:
Saaja: adressaadi nimi ja ametinimetus
Saatja: Teie nimi ja ametinimetus
Kuupäev: memo kirjutamise kuupäev
Teema: memos käsitletud teemad (kasutage paksude või teatud värvi asju, mida peate olulisteks).
- Märkme päise kirjutamisel pange koolonile tühik, et see korralikum välja näeks.
- Kui olete memo päise kirjutamise lõpetanud, jätke rida vahele enne memo kirjutamise jätkamist, et memo päis memo põhiosast eraldada.
Osa 2/4: Memo sisu kirjutamine
Samm 1. Mõtle publikule, kes saab memo
Selleks, et kirjutada memo, mis tekitab inimestes huvi lugemise ja vastamise vastu, peate määrama oma selgituse stiili, pikkuse ja formaalsuse memo põhiosas, lähtudes seda lugevast publikust. Selleks peate teadma, kes selle memo vastu võtab, ja lugege seda.
- Uurige välja, millised on memo saaja prioriteedid ja mured.
- Proovige ette näha küsimusi, mida memo lugejad esitavad. Toetage oma selgitust, esitades näiteid, tõendeid või muud teavet, mis võib lugejat mõjutada.
- Arvestades memot lugevat publikut, saate memos edastada õiget teavet või arvamusi.
Samm 2. Ärge andke ametlikku tervitust
Memo ei pea algama tervitusega nagu „Kallis härra Anwar”. Selle asemel kirjutage lihtsalt avalause, et selgitada teemat, mida soovite käsitleda.
Samm 3. Märkige probleem või probleem esimeses lõigus
Kirjeldage lühidalt toimingu tausta, mida soovite teha. Nagu lõputöö avalduse esitamisel, selgitage teemat ja põhjendage, miks see tegevus on oluline. Seda sissejuhatavat lauset saate kasutada abstraktse või memo kokkuvõttena.
Üldjuhendina tuleks avaosa kirjutada ühte lõiku
Samm 4. Näiteks võite memo alguses kirjutada:
„Alates 1. jaanuarist 2016 rakendab PT XYZ uut tervisekaitsepoliitikat. Kõik töötajad ja nende pereliikmed saavad BPJS klassi 1 tervisetoetusi iga kuu.”
Samm 5. Kirjeldage memos tõstatatud probleemi konteksti
Lugejad võivad vajada teavet teie esitatava probleemi tausta kohta. Selgitage lühidalt konteksti ja öelge ainult seda, mis on oluline.
Kui see on asjakohane, jätkake memo kirjutamist, selgitades, miks soovite seda poliitikat rakendada. Näiteks kirjutage: "Valitsus on välja andnud määruse, et iga ettevõte on kohustatud registreerima töötajad ja nende pereliikmed BPJS Kesehatani osalejatena"
Samm 6. Toetage oma plaani, esitades aruteluosas selgituse
Kirjeldage lühidalt toiminguid, mida te võtate. Esitage oma ettepaneku toetuseks tõendid ja loogilised põhjused. Alustage kõige olulisema teabe edastamisega, seejärel esitage konkreetsed või toetavad faktid. Märkige, millist kasu lugeja teie kavandatavast toimingust saab või kahju, mis tekib, kui seda ei tehta.
- Kui soovite luua pikema memo, esitage ka asjakohased ja veenvad graafikud, loendid või diagrammid.
- Pikemate memode jaoks saate anda lühikese pealkirja, mis kirjeldab iga jaotise sisu. Näiteks kirjutage pealkirja „Poliitika” loomise asemel „Uus poliitika kõigile töötajatele”. Tehke pealkiri konkreetne ja lühike, et lugeja saaks memo olulised asjad kohe teada.
Samm 7. Soovitage lugeja tegevusi
Märkme kaudu palute teistel konkreetsel teemal tegutseda, olgu see siis teadaanne uue toote kohta, uus kuluaruandluse poliitika või avaldus selle kohta, kuidas ettevõte probleemi lahendab. Selgitage, milliseid toiminguid tuleks lõpuosas või lauses ette võtta.
- Näiteks kirjutage: “Kõik töötajad peavad kasutama uut raamatupidamissüsteemi alates 1. märtsist 2016”.
- Esitage ka oma ettepanekut toetavad tõendid.
Samm 8. Sulgege memo, esitades positiivse ja toetava kokkuvõtte
Viimases lõigus tuleks kirjeldada järgmist sammu, mis võiks probleemi lahendada. Edastage ka toetussõnum organisatsioonilise solidaarsuse kohta.
- Võite öelda: "Olen valmis seda ettepanekut edasi arutama ja rakendama vastastikku kokku lepitud otsust".
- Või võite memo sulgeda, kirjutades: „Oleme väga põnevil tootmisliini lisamise plaanist. Usume, et see plaan arendab ettevõtet ja tagab meie tegevuse järjepidevuse.”
- Sulgege memo vaid mõne lausega.
Osa 3/4: Memo lõpetamine
Samm 1. Tunne hästi memo vormingut
Lugemise hõlbustamiseks kasutage standardset memo vormingut. Sisestage memo Times New Roman või Arial fondiga, suurus 12, 3 cm vasakule, paremale ja alumisele veerisele.
Kasutage vasakule joondatud lõigu vormingut. Jätke lõigu lõpus kaks tühja rida vahele ja ärge jätke lõigu algusesse tühikut
Samm 2. Kontrollige oma memot
Lugege uuesti ja muutke memot, et see oleks õige, selge, lühike ja veenev. Veenduge, et kasutate õiget kirjutamisstiili. Eemaldage tarbetud teaduslikud terminid või žargoon.
- Kontrollige uuesti, kas ikka on õigekirja-, grammatika- ja arutlusvigu. Pöörake tähelepanu nimede, kuupäevade ja numbrite kirjutamisele.
- Veenduge, et teie memo on piisavalt lühike ja kõrvaldage üleliigne teave.
Samm 3. Initsialiseeri oma nime kõrval
Memo ei pea olema allkirjastatud, kuid peate selle initsialiseerima pastapliiatsiga, mis asub memo eesotsas oma nime kõrval. Initsiaalid näitavad, et olete selle memo heaks kiitnud.
Samm 4. Kasutage kirjaplangiga paberit
On kirjapabereid, mis on trükitud spetsiaalselt memodele mõeldud kirjaplangiga või kasutavad lihtsalt tavalist kirjapaberit.
Kui lõite memo arvutis (ja saatsite selle e -postiga), looge oma kirjaplank Wordi programmi abil, kus kuvatakse ettevõtte logo ja kontaktandmed. Kasutage seda memo malli tulevaste memode esitamiseks
Samm 5. Otsustage, kuidas memo saata
Valige memo levitamiseks parim viis. Saate seda printida ja jagada või saata e -posti teel.
Märkmete saatmiseks e -posti teel saate teisendada memo Wordi dokumendist HTML -i või PDF -failiks ja saata selle meili manusena
Osa 4/4: Memomallide kasutamine
Samm 1. Otsige memo malli
Memosid saab luua mallide abil, selle asemel, et neid nullist üles ehitada. Selleks otsige Internetist häid memode malle, näiteks Microsoft Wordist. Kasutatavad vormingud on tavaliselt peaaegu samad, kuid fondi suurus, pikkus ja kujundus võivad erineda.
- Laadige oma vajadustele kõige paremini vastav mall alla.
- Enne mis tahes veebisaidi mallide kasutamist lugege kindlasti reegleid.
Samm 2. Avage arvutisse alla laaditud mall
Pärast allalaadimisnupu klõpsamist laaditakse mall otse teie arvutisse või peate tegema mitu toimingut. Kui tulemuseks on pakitud fail, peate selle faili esmalt lahti pakkima ja seejärel Microsoft Wordis avama.
Soovitame teil kasutada Microsoft Wordi programmi uusimat versiooni, et teil ei tekiks probleeme ja see mall töötab teie jaoks hästi. Kui kasutate endiselt Microsoft Wordi programmi varasemat versiooni, värskendage seda enne failide allalaadimist
Samm 3. Määratlege oma kirjaplangid
Kõiki malle saab muuta. Memomalli iga osa saate oma vajadustele kohandada. Näiteks lisage kirjaplangi sektsiooni mallile logo ja kaubamärgi registreerimismärk. Ettevõtte teabe sisestamiseks klõpsake kirjaplangi jaotisel.
Samm 4. Täitke memo päises malliväljad
Peate täitma väljad „To”, „From”, „CC” ja „About”. Olge iga välja täitmisel ettevaatlik, et mitte selles jaotises segadusse sattuda, vastamata jääda või valesti kirjutada.
Samm 5. Sisestage oma sõnum
Kirjutage sissejuhatus, kontekst, arutelu ja kokkuvõte memo kehasse. Punktide kaupa teabe edastamiseks saate kirjutada memode loendivormi.
- Kasutage sama mallivormingut, et hoida memo kõik lõigud korralikult korraldatud õigete veeriste ja fondisuurustega.
- Vajadusel saate tabeli kuvamiseks kasutada memo malli. See võib olla kasulikum, eriti kui loendis või muus vormis koostatud memo tundub lohakas või raskesti loetav.
- Ärge unustage kustutada juba mallis olevad sõnad. Enne saatmist kontrollige uuesti hoolikalt.
Samm 6. Kontrollige ka vanaraudu
Märkme alaosa on memo allosas, mida tavaliselt kasutatakse lisateabe andmiseks, näiteks ettevõtte teabe või telefoninumbri kirjutamiseks. Kontrollige hoolikalt, kas kogu see teave on õigesti sisestatud. Loomulikult soovite saata hea memo ilma vale kontaktandmete või puuduva teabeta.
Samm 7. Reguleerige ekraani
Üks malli eeliseid on võimalus muuta dokumendi värvi. Memo kuvamist saab kohandada isikupäraga ja muuta see atraktiivsemaks. Lisaks saate valida värvi, mis sobib kõige paremini hetkeolukorraga, et muuta see tähelepanu köitvamaks, kuid siiski professionaalseks.
Samm 8. Salvestage memo uue dokumendina
Hoidke kindlasti sellest memofailist koopia, et oleks olemas digitaalne varukoopia, mis tõendaks teie ärisuhtlust.
Samm 9. Salvestage see mall, et saaksite seda uuesti kasutada
Alati, kui teil on vaja luua mõne muu teemaga memo, asendage selles olev teave selle memo teemaga, mida soovite saata. Lisaks aja kokkuhoiule saate luua memosid järjepidevas vormingus, et need tunduksid professionaalsed. Nii pööravad lugejad rohkem tähelepanu ja loevad hoolikalt teie saadetud memo.
Näpunäiteid
- Ära too liiga palju põhjuseid. Peate küll selgitama, miks teatud toiminguid tuleb teha, kuid ärge üle pingutage.
- Memosse kirjutatud selgitus/teave tuleks lühidalt esitada.
Seotud artikkel
- Kuidas kirjutada ärimälu
- Kuidas kirja kirjutada
- Kuidas tõhusalt suhelda
- Kuidas kirjutada lugeja kirja
