Olenemata sellest, kas olete ettevõtte juht, juht või kodus viibiv lapsevanem, on kohustuste delegeerimine oluline võime end tõhusamaks muuta. Delegeerimine võib aga olla keeruline - peate olema kindel ja usaldama inimest, kellele oma kohustusi delegeerite. See artikkel aitab teil lahendada kõiki delegeerimisega seotud muresid, seejärel juhendab teid töö delegeerimise tegelikust protsessist targalt ja lugupidavalt.
Samm
Osa 1: Õige mõtteviisi leidmine
Samm 1. Pane oma ego kõrvale
Suurim takistus delegeerimisel on lause "Kui sa tahad, et midagi tehtaks õigesti, siis pead sa seda ise tegema." Sa pole ka ainus inimene maailmas, kes saab selle õigesti teha. Võib juhtuda, et olete ainus inimene, kes saab sellel hetkel õigesti aru saada, kuid kui võtate aega kellegi koolitamiseks, võivad nad sama hästi teha. Kes teab - võib -olla saavad nad seda teha kiiremini või paremini kui sina ja see pole mitte ainult see, mida peate aktsepteerima, vaid isegi paluma.
Mõelge loogiliselt ja realistlikult - kas saate seda tööd ise teha? Kas peate selle töö ja oma kohustuste tasakaalustamiseks surmani töötama? Kui jah, siis peaksite olema valmis osa oma tööd delegeerima. Ärge tundke häbi ega ebapiisavat lihtsalt sellepärast, et vajate milleski abi - tegelikult saate tõhusamaks töötajaks, saades abi, kui seda vajate
Samm 2. Ärge oodake, kuni keegi pakub abi
Kui te ei soovi tööd delegeerida, võite kannatada kerge märtrisündroomi all - võite olla ülekoormatud ja sageli imestate, miks keegi abi ei paku. Ole enda vastu aus - kui inimesed pakuvad abi, kas lükkad nad tagasi, et olla viisakas? Kas küsite salaja, miks nad ei nõua? Kas tunnete, et kui teie positsioonid läheksid ümber, kas aitaksite neid põksuva südamega? Kui vastasite "jah", peate harjutama oma olukorra kontrollimist. Hangi abi, mida vajate - ärge oodake, kuni see teile tuleb, sest seda ei pruugi kunagi juhtuda.
Paljud inimesed unustavad, mida teised inimesed läbi elavad, ja te ei saa midagi muuta, et neid muuta. Unustage kõik võimalikud pettumused inimestes, kes ei paku abi; pidage meeles, et teie ülesanne on rääkida sellest, mida vajate
Samm 3. Ärge vaadake abipalveid negatiivselt
Paljud inimesed tunnevad end abi paludes ebamugavalt. Võite tunda end süüdi, nagu paneksite kellelegi teisele koorma või oleksite piinlik, sest arvate (millegipärast), et peaksite kõigega ise hakkama saama. Võite lihtsalt tunda võitluse üle uhkust ja pidada seda tõestuseks, et olete üllas inimene (veel üks märtrisündroomi ilming). Kui näete abi palumist nõrkuse vormina, peate selle unustama kiiresti Teisest küljest: üksi püüdmine teha kõike on nõrkuse märk selles mõttes, et see näitab, et teil pole oma võimetele realistlikku vaadet.
Samm 4. Õppige teisi usaldama
Kui te kardate delegeerida, sest te ei arva, et teised inimesed suudavad nii hästi kui teie, pidage silmas kahte asja: esiteks võib peaaegu igaüks saada milleski heaks piisavalt harjutades ja teiseks ei pruugi te kõiges andekas olla.. Kui delegeerite tööd, ei vabasta te mitte ainult enda jaoks aega - vaid annate ka oma abistajale võimaluse harjutada mõnda uut oskust või täita uut ülesannet. Ole kannatlik - ajapikku suudab su abiline tõenäoliselt delegeeritud tööd sama hästi teha kui sina. Kui töö, mida kavatsete delegeerida, pole väga oluline, võib teie abistajale olla kasulik, kuidas seda aja jooksul hästi teha. Kui töö on väga tähtis, mõelge enne delegeerimist kaks korda!
Isegi kui teete kõige paremini tööd, mida kavatsete delegeerida, mõistke, et tööde delegeerimine võimaldab teil oma ajaga muid asju teha. Kui olete kontori parim töötaja, kes teeb kõvaketta kokkupanekul üsna monotoonset tööd, kuid teil on ette valmistada oluline esitlus, siis on hea jätta see ülesanne sisemisele poolele. Sul on parem eelistada raskeid ülesandeid - ära tunne end halvasti lihtsate, korduvate ülesannete delegeerimisel, kui sul on tähtsamaid asju teha
Osa 2: Tõhus delegeerimine
Samm 1. Käivitage ülesanne
Esimene samm on kõige raskem, kuid kõige olulisem. Teil peab olema julgust paluda, et keegi teid aitaks (või kui olete ülemus, paluge keegi, kes teid aitaks.) Ärge tundke end sellest halvasti - seni, kuni olete viisakas, lahke ja sõbralik, ei ole ebaviisakas ainult sellepärast, et paluda kellegi teise abi. Püüdke olla sõbralik ja kena, hoides samal ajal oma soovi tõsiselt.
- Kui te pole kindel, kuidas panna keegi teine teie heaks midagi tegema, proovige hoida asjad lühikesed ja armsad. Ütle midagi sellist: "Hei, kas ma saan sinuga minut aega rääkida? Kas saate aidata mul kokku panna tohutu hunniku kõvakettaid, mis just saabusid. Ma ei saa seda ise teha, sest olen täna kontorist väljas. Kas saate aidata mind välja? "survestage inimest, kuid veenduge, et tema abi on vaja.
- Küsi ja saad (tõenäoliselt) vastu. Ärge kartke delegeerida, sest arvate, et see kõlab ebaviisakalt või muljetavaldavalt. Vaadake seda nii - kuidas tunnete end, kui inimesed teie käest abi küsivad? Kas tunnete end haavatuna ja solvununa? Või soovite (tavaliselt) aidata? Võib -olla valisite viimase!
Samm 2. Ärge võtke tagasilükkamist isiklikult
Mõnikord inimesed lihtsalt ei saa teid aidata - kurb asi, kuid tõsi. See võib olla erinevatel põhjustel - kõige tavalisem on see, et inimene, kellelt abi palute, on tööga väga hõivatud. Ära võta seda liiga isiklikult - see, et keegi ei saa (või ei kavatse) sel hetkel midagi sinu heaks teha, ei tähenda, et ta sind vihkaks. Tavaliselt seetõttu, et nad on hõivatud või laisad - ei midagi enamat.
Kui teid tagasi lükatakse, kaaluge oma võimalusi - tavaliselt võite viisakalt nõuda, et vajate selle inimese abi (see töötab tavaliselt siis, kui olete ülemus või volitatud isik), võite proovida kelleltki teiselt küsida või saate seda tööd teha. ise. Kui vajate abi, ärge kartke valida esimest võimalust või mõlemat
Samm 3. Delegeerige eesmärke, mitte protseduure
See on võti, et mitte muutuda mikrojuhtide õudusunenäoks. Seadke selged standardid, milliseid tulemusi soovite, ja näidake inimesele, kuidas, kuid öelge, et nad saavad seda teha nii, nagu nad tahavad, kui see on hästi tehtud ja õigeaegselt tehtud. Andke neile piisavalt aega mitte ainult õppimiseks, vaid ka katsetamiseks ja uuenduste tegemiseks. Ärge treenige neid nagu robot; koolitada neid nagu inimest - keegi, kes kohaneb ja paraneb.
See on ka tark, sest see võtab teie aega ja vähendab ärevust. Sa tahad kasutada vaba aega muude tähtsamate asjade tegemiseks, mitte alati muretseda oma abistaja edusammude pärast. Pidage meeles, et te delegeerite tööd stressi vähendamiseks - mitte stressi lisamiseks
Samm 4. Valmistuge oma abistaja koolitamiseks
Peaksite alati varuma aega, et õpetada oma abilist delegeeritud ülesannet täitma, isegi kui see on lihtne. Pidage meeles, et protsess, mis tundub teile lihtne ja lihtne, ei pruugi olla nii lihtne kui keegi, kes pole seda kunagi varem teinud. Olge valmis mitte ainult võtma oma abistaja tööd, mille olete delegeerinud, vaid olge kannatlik ka kõikide tekkivate küsimuste korral.
Mõelge päästjate koolitamisele kuluvale ajale kui targale pikaajalisele investeeringule. Varudes aega oma abistaja nõuetekohaseks õpetamiseks, on teil tulevikus vaba aega, selle asemel, et kulutada aega tema vigade parandamisele
Samm 5. Eraldage ülesande täitmiseks piisavalt ressursse
Teil võib olla ressursse, mis on vajalikud ülesande täitmiseks, kuid ülesandele määratud isik ei pruugi neile juurde pääseda. Sellised asjad nagu parooliga kaitstud andmed, spetsiaalsed tööriistad ja teatud tööriistad võivad olla töö tegemiseks hädavajalikud, seega veenduge, et teie abistajal oleks edu saavutamiseks kõik vajalik.
Samm 6. Mõista, et teie abistaja saab korraga teha ainult ühte asja
Kui teie abiline teid aitab, ei täida ta oma tavapäraseid kohustusi. Ärge unustage, et nagu teiegi, võib teie abistajal olla tihe graafik. Küsige endalt - millist tööd nad kõrvale jätaksid või delegeeriksid, et teie käest töö ära teha? Veenduge, et teate vastust järgmisel korral, kui delegeerite kellelegi ülesande.
Samm 7. Olge kannatlik
Isik, kelle te delegeerite, teeb vigu, kui ta õpib uut ülesannet täitma. See on osa õppeprotsessist. Planeerige see. Ärge delegeerige ülesandeid, eeldades, et inimene teeb seda suurepäraselt, kuni tal on tõestatud töö. Kui töö ei õnnestu ootuspäraselt, kuna teie kolleeg ei saa ülesandega ideaalselt hakkama, on see teie, mitte tema süü. Olge oma abistaja jaoks ressurss ja delegeeritud töö võib olla tema jaoks õppimiskogemus, mitte inimeste hirmutamine.
Kui õpetate kedagi midagi tegema, investeerite. Esialgu aeglustab see teid, kuid pikemas perspektiivis suurendab see tootlikkust, lähtudes teie lähenemisest positiivsele ja realistlikule käitumisele
Samm 8. Valmistuge probleemideks
Tehke varuplaan ja olge valmis tegutsema, kui midagi läheb valesti. Tea, mis juhtub, kui eesmärk või tähtaeg eiratakse. Ootamatuid takistusi ja väljakutseid tuleb ette kogu aeg, olenemata sellest, kas viibite kontoris või kodus - mõnikord võib tehnoloogia ebaõnnestuda. Lase oma abimehel uskuda, et kui midagi ette tuleb, saad aru ja aitad tal tähtajast kinni pidada - ära jäta neid lihtsalt raskesse olukorda.
Selle tegemine on tark ka egoistlikus mõttes - kui teie abistaja kardab, et teda süüdistatakse, kulub tema puuduste korvamiseks rohkem aega kui oma töö tegemisele
Samm 9. Premeerige oma abistajat, kui ta on seda väärt
Ülesannete delegeerimine kellelegi on oluline, kui teil on rohkem kohustusi. Kuid see on kahjulik, kui delegeerite ülesande, lasete oma abistajal selle nimel kõvasti tööd teha ja saate siis selle au endale. Hinda ja kiida teiste pingutusi, kes töötavad sinu nimel.
Veenduge, et iga kord, kui saate oma töö eest komplimendi, mida aitas keegi teine, mainige ka teid aidanud inimese nime
Samm 10. Ütle „Aitäh
Kui keegi teeb teie heaks midagi, on oluline seda inimest tänada, tunnistada tema abi olulisust ja anda abistajale teada, et teda hinnatakse. Vastasel juhul näete tänamatu, isegi kui te seda ei tee t. Pidage meeles, et inimesed ei saa teie meelt lugeda. Inimesed pakuvad hea meelega abi, kui nad tunnevad, et neid hinnatakse.
