Olete äsja valitud või määratud sekretäriks komisjonis, mille liige te olete. Ohutu! Kas teate, kuidas protokolle koostada, ette valmistada ja esitada? Ükskõik, kas järgida seadusandja "Roberti kodukorda" või võtta protokolle vähem formaalses keskkonnas, on siin olulised meetodid.
Samm
Osa 1 /4: Esialgne ettevalmistus
Samm 1. Mõistke oma organisatsiooni koosolekupoliitikat
Kui sekretär peaks ametlikult protokollima, küsige, kas rühm järgib Roberti reegleid või muid juhiseid. Mitteametlikumas keskkonnas küsige, mida tuleb protokolli lisada või kuidas neid kasutatakse.
- Märkmete tegijana ei pea te olema kursis kogu tellimuseeskirjade lehega. Raamatu koopia hankimine (või esimehelt laenamine) võib aga olla kasulik konkreetsetele küsimustele vastamiseks.
- Mõista oma rolli hästi. Mõned protokollinud sekretärid koosolekul ei osalenud, teised aga protokollisid ja andsid oma panuse ka arutellu. Mõlemal juhul ei tohiks sekretär olla keegi, kellel on teine esmane roll, näiteks koosoleku juht või nõustaja.
Samm 2. Valmistage mall eelnevalt ette
Iga koosoleku protokoll sisaldab palju sama teavet. Mallid loovad hõlpsaks viitamiseks ühtse vormingu. Lisage tühikud järgmise teabe jaoks.
- Organisatsiooni nimi.
- Koosoleku tüüp. Kas see on iganädalane või aastakoosolek, väiksem komisjoni koosolek või eriotstarbeline koosolek?
- Kuupäev, kellaaeg ja koht. Tehke ruumi koosoleku alguseks ja lõpuks (avamine ja laialisaatmine).
- Koosoleku juhataja või juhataja nimi ja sekretäri (või nende järglase) nimi.
- Nimekiri "osalejatest" ja "vabandused puudumise pärast". See on osavõtuloendite väljamõeldud termin. Pange tähele, kas kvoorum on saavutatud (hääletamiseks piisav arv inimesi).
- Tee oma allkirjale ruumi. Märkmete tegijana peaksite oma märkmetele alati alla kirjutama. Vastavalt teie organisatsiooni põhimõtetele võib protokolli kinnitamisel nõuda täiendavaid allkirju.
- Päevakava, kui see on saadaval. Kui juhataja või koosoleku läbiviija ei palu teil päevakorda koostada, peaks see olema nõudmisel kättesaadav. Koosolekute protokollide koostamine aitab teil viidata päevakavale.
Samm 3. Võtke sülearvuti või sülearvuti kaasa
Veenduge, et kõik, mida te kaasa võtate, on teile mugav. Kui kavatsete sageli märkmeid teha, hoidke sel eesmärgil märkmikku või looge oma arvutisse kaust.
- Kui võtate eelmise koosoleku jaoks protokolli, mida pole heaks kiidetud, võtke need kaasa.
- Kuigi helisalvesti aitab teil minuteid hiljem transkribeerida, ei asenda need minuteid. Kui salvestate koosolekut, veenduge, et kõik kohalviibijad oleksid sellega nõus ja ärge andke järele kiusatusele teha sõna-sõnalt ärakiri.
- Kiirkirja õppimine kiirendab märkmete tegemist, kuid märkmete tegemiseks ei pea iga sõna kirja panema. Tegelikult peaksite seda vältima.
- Kui teil palutakse koosolekul avalikult protokollida, kasutage OHP -d või esitluslauda. Veenduge, et saate kodus hiljem märkmeid teha ilma tinti pleekimata, nii et saate märkmete sisestamiseks kasutada lühikirjutamist.
Osa 2/4: Koosoleku protokolli koostamine
Samm 1. Jagage kohalolijate nimekirja
Niipea, kui kõik on kohal, jagage paberitükk (suuremate koosolekute jaoks rohkem), kus on piisavalt ruumi, et inimesed saaksid oma nimed ja kontaktandmed kirja panna. Saate seda paberit kasutada pärast koosolekut, et täita oma malli osalejate loendi osa või kleepida see loend oma lõppminutitele.
Kui te pole kohaloleva suure hulga inimestega tuttav, visandage istekohtade skeem ja täitke see, kui palute kõigil end tutvustada. Olge see graafikuleht oma protokolli kirjutades valmis, et saaksite võimaluse korral inimestele nime anda (nagu allpool arutletud)
Samm 2. Täitke olemasolevad mallid nii palju kui võimalik
Koosoleku algust oodates märkige üles organisatsiooni nimi, koosoleku kuupäev ja koht ning koosoleku tüüp (iganädalane juhatuse koosolek, komisjoni erikoosolek jne). Kui koosolek algab, pange tähele algusaega.
- Kui teil pole malli, märkige see teave märkme ülaossa.
- Kui koosolek toimub eriotstarbel või üritusel, salvestage liikmetele teatamiseks saadetud teated. Pärast kopeerimist peate selle märkmikku kleepima.
Samm 3. Salvestage esimese liigutuse tulemused
Enamik ametlikke koosolekuid algab päevakorra kinnitamise ettepanekuga, seega kasutatakse seda sammu näitena. Kui koosolek algab erineva liikumisega, salvestage kindlasti kogu asjakohane teave:
- Ettepaneku alustamiseks on sobiv sõnastus "ma teen ettepaneku". See kehtib üldiselt selliste lausete kohta nagu "Teen ettepaneku selle päevakorra vastuvõtmiseks".
- Taotleja nimi (taotluse esitaja).
- Hääletustulemused. Kui hääletus õnnestub, kirjutage "ettepanek vastu võetud". Kui see ei õnnestu, kirjutage "liikumine tagasi lükatud".
- Kui te ei saa seda täpselt salvestada, saate kirjalikult esitada pika ettepaneku. Kui seda korratakse, küsige koosoleku kõrvalt, kas käesolevas dokumendis esitatud ettepanekute esitamist saab muuta teatud arvu sõnadega ettepanekute ametlikuks poliitikaks.
- Kui koostate päevakorra, võite olla nii selle ettepaneku pooldaja kui ka protokolli sekretär. Seda saab teha; seni, kuni jääte objektiivseks, ei tohiks olla probleeme oma trikkide salvestamisega.
Samm 4. Salvestage koosoleku ajal muud liigutused
Kuulake tähelepanelikult kogu arutelu, kuid (kui pole teisiti öeldud!) Ärge salvestage seda. Uue ettepaneku tegemisel salvestage asjakohane teave.
- Pidage meeles, et iga ettepanek peab sisaldama ettepaneku täpset sõnastust, ettepaneku esitaja nime ja hääletustulemust.
- Mõned ettepanekud nõuavad enne hääletusele minekut ettepanekute pooldajaid. Kui keegi ütleb "toetan seda ettepanekut" või sarnaseid sõnu, märkige toetajana selle isiku nimi.
- Kui te ei tea ettepaneku esitaja nime või peate ettepanekut kordama, katkestage kohtumine viisakalt. Teabe täpne salvestamine on oluline väikeste katkestuste õigustamiseks.
- Kui liikumist parandatakse, muutke lihtsalt märkmete liikumise sõnastust. Kui muudatus pole vastuoluline ega tekita pikka arutelu, pole vaja märkida, et muudatus toimus koosolekul.
Samm 5. Kuulake aruannet ja hankige aruande koopia
Kui aruannet, uudiskirja või muud sarnast eset valjusti ette loetakse, märkige aruande pealkiri ja isik, kes seda luges (või selle koostanud allkomitee nimi). Kui liikumine on lisatud, salvestage see nagu iga muu liigutus.
- Kõige praktilisem on saada aruande koopia koosoleku lõpus. Tehke märge, et pärast koosolekut lugejalt või koosoleku juhilt (esimees või president) koopiat nõuda. Lisate iga aruande koopia kuni varem kopeeritud protokollini.
- Kui koopia pole saadaval, märkige üles, kuhu originaal on salvestatud. Võimalik, et peate pärast koosolekut seda teavet küsima.
- Kui liikmed koostavad suulise ettekande (ja ei loe dokumendist), kirjutage aruandest lühike ja objektiivne kokkuvõte. Ärge lisage sõna -sõnalt erilisi üksikasju ega kõnelejate hinnapakkumisi.
Samm 6. Registreerige tehtud või tehtud toimingud
See hõlmab "kontrollimist" eelmiste koosolekute ülesannete täitmisel ja uusi toiminguid. Kas keegi on määratud kirja kirjutama? Kirjutage nende nimed ja juhised üles.
- Sõltuvalt sellest, kui ametlik teie koosolek on, kuuluvad paljud neist toimingutest kategooriasse „liikumised”. Vähem ametlike kohtumiste puhul peate võib-olla silma peal hoidma otsustel, mis ei ole väga selged.
- Võimaluse korral lisage lühike põhjendus otsuse taga.
Samm 7. Salvestage kõik juhendamis- ja otsustuspunktid
Iga kord, kui menetlusse võetakse vastuväide, registreerige vastuväide ja selle alus ning esimehe täielik otsus.
Lisage kindlasti viited Roberti kodukorrale, organisatsiooni sise -eeskirjadele või ettevõtte protokollidele
Samm 8. Salvestage arutelu kokkuvõte alles siis, kui seda küsitakse
Ametlikult on protokollid andmed selle kohta, mis tehti, mitte see, mis öeldi. Kuid täitke kõik teile esitatud organisatsioonispetsiifilised taotlused.
- Arutelude salvestamisel olge võimalikult objektiivne. Lisage konkreetsed punktid, mitte arvamused ja minimeerige omadussõnade ja määrsõnade kasutamist. Kuiv, faktiline ja igav kirjutamine on teie eesmärk!
- Ärge mainige arutelu kokkuvõttes inimesi nimepidi. See on eriti oluline kuumade vaidluste korral, mis võivad probleeme tekitada.
Samm 9. Sulgege koosoleku lõpus
Pange kirja koosoleku katkestamise aeg. Ärge unustage küsida aruande koopiat või tuletada kellelegi meelde, et see selle teile saadaks.
Skaneerige oma märkmeid, et näha, kas olete millestki ilma jäänud või vajate selgitust. Kui teil on vaja kelleltki küsimus esitada, tehke seda kohe enne lahkumist
3. osa 4: protokollide kopeerimine
Samm 1. Alustage seda protsessi niipea kui võimalik
Parim on kopeerida ametlikud protokollid kohe pärast koosolekut, kui sündmused on veel värskelt meeles.
Samm 2. Sisestage koosoleku minutid arvutiga
Tõenäoliselt olete seda teinud, kui kasutate koosolekul sülearvutit. Salvestage oma märkmed ja looge minutite jaoks uus dokument, et saaksite kõrvuti oma märkmeid ja märkmeid võrrelda.
Samm 3. Vormindage oma märkmed ilusateks lõikudeks
Iga uus ettepanek, otsus või juhend tuleb lisada eraldi lõiku. Vormingu loomisel veenduge, et:
- Kasutage õigekirja ja grammatikat. Vajadusel kasutage õigekirjakontrolli.
- Kasutage kogu aruandes sama keelevormi. Kasutage minevikku või olevikku, kuid ärge kunagi muutke neid samas dokumendis.
- Kirjutage võimalikult objektiivselt. Teie arvamust ei tohiks tuletada protokollist. Püüate luua objektiivse kirje kõigile kasutamiseks.
- Kasutage lihtsat ja kindlat keelt. Ebamäärane keel tuleks asendada kindlate sõnadega. Lilleline kirjeldus tuleks üldse ära jätta.
- Lihtsalt loetlege tehtud toimingud, mitte arutelu. Kui teilt ei küsita arutelu salvestamist, peaksite keskenduma sellele, millele tehtud, mitte mida ütles.
- Esitage hõlpsaks viitamiseks leheküljenumbrid.
Samm 4. Jagage oma protokolli mustandit liikmetega
Saatke koopia igale liikmele, kasutades kohalolijate nimekirjas olevaid kontaktandmeid. Kui teil pole nende kontaktandmeid, peaks koosoleku juht saama nendega ühendust võtta.
Samm 5. Tooge oma protokoll kinnitamiseks
Teil võidakse paluda järgmisel koosolekul protokoll valjusti ette lugeda ja esitada see kinnitamiseks. Kui liikumine on edukas, märkige, et protokoll on aktsepteeritud.
- Kui protokoll on enne vastuvõtmist põhjendatud, registreerige dokumendis tehtud muudatused ja märkige lõpus, et protokoll on parandatud. Ärge kirjeldage parandust konkreetselt.
- Kui esitatakse ettepanek, et parandada protokolli pärast nende saamist, lisage vastavasse protokolli ettepaneku täpne sõnastus ja see, kas ettepanek kiideti heaks või mitte.
Osa 4/4: Koosoleku protokolli mallide kasutamine
Samm 1. Külastage koosolekumalli koondsaiti
See valmis mall aitab säästa aega koosoleku minutite ettevalmistamisel, hoides ära märkmete tegemise vead.
Samm 2. Võtke aega nende saitide uurimiseks
Kasutage otsingufunktsiooni ja uurige saadaolevaid valikuid, et leida endale parim.
Kui vajate spetsiaalset malli, näiteks üldist või standardset, sirvige saiti, et leida see, mis sobib teie erivajadustega, ja laadige see alla, klõpsates nupul „laadi alla” või „kasuta malli”. Hoidke see kindlasti kuskil hõlpsasti leitav, et mitte kaotada
Samm 3. Avage mallifail
Pärast allalaadimist avage zip -fail ja seejärel avage see Microsoft Wordi või Exceli abil. Kõrgeima kvaliteediga malli saamiseks ja selle hõlbustamiseks kasutage Microsoft Wordi uusimat versiooni. Viimase versiooni kasutamine muudab teie töö lihtsamaks, võimaldades samal ajal kasutada uusi funktsioone.
Samm 4. Lisage mallile ettevõtte logo ja autoriõiguse märk
Eemaldage näidislogo, kuid lugege kindlasti malli allika saidi kasutustingimusi. Te ei taha ju asjatute juriidiliste probleemidega silmitsi seista?
Samm 5. Muutke pealkirja
Pealkirjajaos tõstke esile sõna „Koosolek/rühm”, seejärel tippige koosoleku protokolli pealkiri.
Samm 6. Muutke teemat (valikuline)
Koosolekute protokollide ilusamaks ja professionaalsemaks muutmiseks kaaluge värvide muutmist või eelteema valimist. Nipp on lihtne, otsige "Lehekülje paigutus" ja seejärel avage jaotis "Värvid ja teemad". Selles jaotises saate määrata malli välimuse. Saate isegi kohandada värvi ettevõtte logo värviga.
Samm 7. Nimetage malli osad
Mallil peaks olema mitu jaotist. Teil võib vaja minna rohkem või vähem või lihtsalt ei meeldi nimi. Saate seda muuta vastavalt oma konkreetsetele kohtumisvajadustele.
Samm 8. Salvestage see mall oma sülearvutisse, et saaksite koosoleku protokolli kaasa võtta
Kui kasutate endiselt Microsoft Office'i, on seda tööd lihtne ja kiire teha. Samuti peaksite saama osaleda koosolekutel regulaarsemalt ja täpsemalt kui varem. Teise võimalusena võite ka malli välja printida ja protokolli käsitsi kirjutada. Veenduge siiski, et jaotised oleksid piisavalt laiad, et saaksite lisada nii palju teavet kui vaja.
Samm 9. Kontrollige oma malli
Ohutu! Olete lõpetanud koosoleku protokolli malli loomise. Teie tootlikkus ja töö täpsus koosolekutel peaks tunduvalt paranema nüüd, kui teil on koosolekumärkmete korraldamise juhendimall. Nagu iga teine töö, lugege malli üksikasju, et näha, kas midagi on puudu või pole selge. Kui olete veendunud, et kõik on õigesti, saab seda malli kasutada ja olete järgmiseks kohtumiseks paremini ette valmistatud.
Näpunäiteid
- Sisestage oma protokoll kohe, kui koosolek on lõppenud. Parim on seda teha ajal, mil sündmused on teie mälus alles värsked. On oluline, et osalejad saaksid tegevusüksuse koopia võimalikult kiiresti pärast koosolekut.
- Istuge koosolekujuhile võimalikult lähedale. See võimaldab teil kõike kuulda ja selgitust küsida, ilma et peaksite häält tõstma.
- Paluge inimestel oma liigutused salvestada, et te ei peaks kohapeal salvestama.
- Hoidke protokolle turvalises failis.
Ärge kartke katkestada ja igal ajal selgitust küsida.
- Märkmed on väga olulised. Neid dokumente säilitatakse ja neid saab edaspidi kasutada. Näiteks juriidilistes küsimustes võib kellegi maine sõltuda teie protokollidest.
- Lugege Roberti kodukorra jaotisi, eriti sekretäri ametit käsitlevat osa.
- Kirjutage olulised asjad üles, kui nad räägivad. Kui sama teema on kaks korda üles tõstetud, ärge rühmitage neid kokku.
Hoiatus
- Ärge lisage protokolli liiga palju üksikasju. Isegi kui teil palutakse arutelu salvestada, jätke see võimalikult lühikeseks ja otsekoheseks. Piirduge oluliste punktide salvestamisega, vastasel juhul saate protokolli mittevajalike detailidega täitmisest üle.
- Märkmete tegija isiklikke tõlgendusi ja tundeid ei tohiks märkmetesse lisada.
- Kui üks kohtumise osa kuulub advokaat-kliendi konfidentsiaalsuse kategooriasse, ära salvestage see osa. Pange tähele, et "Kaitsja teatab, et see arutelu hõlmab advokaat-kliendi konfidentsiaalsust. Seda arutelu ei salvestata."
- Kui teil palutakse salvestada konfidentsiaalseid arutelusid, näiteks juristide ja klientide vahel, tehke "erinevad" protokollid ja hoidke need tavalistest protokollidest eraldi. Märkige konfidentsiaalseks ja tehke selgeks, kellel on dokumendile juurdepääs.
